POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

URBALIA S.A.S.

Fecha de entrada en vigor: 8 de agosto de 2026 Última actualización: 8 de agosto de 2026

1. Identificación del responsable

URBALIA S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 901.952.682-6, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia — en adelante Urbalia — es la responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política.

Urbalia es una firma inmobiliaria dedicada a la comercialización de propiedades de alto valor en Bogotá y Cundinamarca.

Canal de atención para asuntos de datos personales:

• Correo electrónico: nhernandez@urbalia.site

• WhatsApp: +57 313 232 9299

La atención de solicitudes se realiza por medios electrónicos, lo que permite dar respuesta dentro de los plazos legales sin necesidad de desplazamiento del titular.

Esta política se expide conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes sobre protección de datos personales en Colombia.

2. Alcance

Esta política aplica a los datos personales que Urbalia trata a través de sus canales:

• Sitio web: urbalia.site y sus formularios.

• WhatsApp: línea de atención comercial, incluida la conversación con el asistente digital.

• Urbalia OS: sistema interno de gestión comercial.

Cobija a compradores, arrendatarios, propietarios, aliados comerciales y visitantes del sitio web.

3. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

• Responsable del tratamiento: URBALIA S.A.S.

• Encargado del tratamiento: persona o entidad que trata datos personales por cuenta de Urbalia.

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.

• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

• Aviso de privacidad: comunicación breve que se pone en conocimiento del titular en el momento de la recolección de sus datos.

4. Autorización

La ley exige que la autorización del titular sea previa, expresa e informada, y que el responsable pueda demostrarla. Urbalia la obtiene así:

4.1 Cuando usted nos escribe por WhatsApp

Al iniciar la conversación le informamos, dentro de nuestros primeros mensajes, que guardamos la conversación y sus datos de contacto para atenderle, y le indicamos dónde consultar esta política. Continuar la conversación constituye su autorización para el tratamiento aquí descrito.

Esa comunicación queda registrada en nuestro sistema con su texto y su fecha, y constituye la prueba de la autorización.

4.2 Cuando usted completa un formulario en el sitio web

La autorización se otorga de manera expresa al enviar el formulario, previa puesta a disposición de esta política.

4.3 Datos de terceros que usted nos proporciona

Si usted nos suministra datos de otra persona —por ejemplo, los de quienes le acompañarán a visitar un inmueble— le solicitaremos que confirme que cuenta con la autorización de esa persona para compartirlos con Urbalia. Usted responde por contar con dicha autorización.

4.4 Revocación

Puede revocar su autorización en cualquier momento, escribiendo «baja» por WhatsApp o solicitándolo al correo indicado en el apartado 1. La solicitud se atiende de forma inmediata y permanente, salvo que exista un deber legal o contractual que obligue a conservar determinada información.

5. Datos que recogemos

5.1 De quien busca comprar o arrendar

• Identificación y contacto: nombre completo, teléfono y correo electrónico.

• Criterios de búsqueda: zona de interés, presupuesto, tipo de inmueble, plazo, participación de terceros en la decisión y demás preferencias que usted comparta.

• Historial de la relación: conversaciones sostenidas con Urbalia, propiedades vistas, material enviado y comentarios sobre cada inmueble.

• Datos para el ingreso a visitas: ver apartado 7.

5.2 De quien confía a Urbalia la venta o el arriendo de su propiedad

• Identificación y contacto del propietario.

• Información del inmueble: ubicación, características, precio esperado, fotografías, valor de administración e impuesto predial.

• Documentación: certificado de tradición y libertad, contrato de corretaje y demás documentos necesarios para la comercialización.

• Contexto de la operación: plazo previsto y motivo de la venta, cuando el propietario decida compartirlos.

5.3 De quien navega el sitio web

Dirección IP, tipo de navegador, ubicación aproximada y datos recogidos mediante cookies o tecnologías similares.

5.4 Datos sensibles

Urbalia no solicita datos sensibles —tales como origen étnico, convicciones políticas o religiosas, datos de salud, datos biométricos u orientación sexual— y no los requiere para prestar sus servicios. El titular no está obligado a suministrarlos.

6. Uso de inteligencia artificial

Urbalia atiende su línea de WhatsApp mediante un asistente digital basado en inteligencia artificial. Lo informamos de manera expresa porque el titular tiene derecho a conocer la naturaleza de su interlocutor.

Funciones del asistente:

• Leer y responder los mensajes del titular.

• Recomendar propiedades, enviar material, coordinar visitas y dar seguimiento a la solicitud.

• Registrar en el sistema de Urbalia la información relevante de la conversación.

Limitaciones establecidas por Urbalia:

• No adopta decisiones económicas. La aceptación de una oferta, el cierre de un negocio y la fijación de un precio corresponden siempre a una persona de Urbalia.

• No sustituye al asesor humano. El titular puede solicitar en cualquier momento ser atendido por una persona del equipo.

• No oculta su naturaleza. Si el titular pregunta si se comunica con una persona, el asistente informa la verdad.

Para la prestación de este servicio, el contenido de las conversaciones es procesado por los encargados indicados en el apartado 9.

7. Documento de identidad para el ingreso a visitas

Para visitar un inmueble, Urbalia requiere el nombre completo y el número de documento de identidad de cada persona que asistirá, y la placa del vehículo cuando corresponda.

Finalidad: los conjuntos residenciales y edificios donde se ubican las propiedades exigen esa información para autorizar el ingreso. Sin ella la visita no puede realizarse.

Compromisos de Urbalia respecto de estos datos:

• Se utilizan únicamente para autorizar el acceso al inmueble.

• Se comparten exclusivamente con la administración o portería de la copropiedad correspondiente.

• No se utilizan con fines comerciales, no se ceden a terceros y no se cruzan con otras bases de datos.

• Se conservan solo por el tiempo necesario para la visita y su registro, según el apartado 10.

Cuando el titular asista acompañado, Urbalia le solicitará confirmar que cuenta con la autorización de sus acompañantes para compartir sus datos con la copropiedad.

8. Finalidades del tratamiento

Urbalia trata los datos personales para:

1. Atender la solicitud del titular y recomendarle propiedades acordes con sus criterios.

2. Coordinar y confirmar visitas, y gestionar el acceso a los conjuntos residenciales.

3. Dar seguimiento comercial al interés manifestado e informar sobre inmuebles relevantes.

4. Comercializar el inmueble de quien confía su venta o arriendo, e informarle periódicamente sobre su desempeño.

5. Elaborar estadísticas internas y mejorar la calidad del servicio.

6. Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables y tributarias.

7. Prevenir el fraude y proteger los derechos de Urbalia y de sus clientes.

Comunicaciones comerciales. Urbalia se comunicará por WhatsApp en el marco de la relación comercial iniciada por el titular. Este puede solicitar el cese de dichas comunicaciones en cualquier momento conforme al apartado 4.4.

9. Encargados del tratamiento y transferencia internacional

Urbalia no vende ni arrienda datos personales.

Para su operación, la información es tratada por los siguientes encargados, cada uno con la finalidad señalada y bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad. Todos ellos se encuentran ubicados fuera de Colombia:

• Meta Platforms, empresa propietaria de WhatsApp: prestación del canal de mensajería.

• Anthropic: procesamiento de conversaciones mediante inteligencia artificial.

• Railway: alojamiento del sistema y de su base de datos.

• Google: correo corporativo y copias de seguridad.

Transferencia internacional. Al otorgar la autorización conforme al apartado 4, el titular autoriza expresamente que sus datos sean tratados por los encargados señalados en países distintos de Colombia, bajo estándares adecuados de seguridad y confidencialidad.

Urbalia también podrá compartir información con:

• Propietarios de inmuebles y administraciones de copropiedades, exclusivamente lo necesario para autorizar y coordinar una visita.

• Autoridades competentes, cuando exista obligación legal.

• Asesores legales, contables o financieros vinculados a una operación concreta.

Urbalia no comparte información de contacto de un cliente con otros clientes, ni cede datos a terceros para fines publicitarios ajenos a Urbalia.

10. Conservación de los datos

• Datos y conversaciones de clientes activos: mientras dure la relación comercial.

• Clientes inactivos: dos (2) años desde el último contacto, salvo solicitud de supresión.

• Documentos de identidad para visitas: únicamente el tiempo necesario para la visita y su registro.

• Documentación de operaciones cerradas: el plazo exigido por la ley colombiana para efectos contractuales, contables y tributarios.

• Datos de navegación: según la vigencia de las cookies correspondientes.

Vencidos estos plazos, los datos se suprimen o se anonimizan.

11. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Urbalia.

3. Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.

4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.

5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.

6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

12. Procedimiento para ejercer los derechos

Canales: correo electrónico nhernandez@urbalia.site o WhatsApp +57 313 232 9299.

Contenido de la solicitud: nombre del titular, dato de contacto, descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud y los documentos que se quieran hacer valer.

Plazos de respuesta, conforme a la ley:

• Consultas: diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más.

• Reclamos: quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más.

Si el reclamo resulta incompleto, Urbalia requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite ante Urbalia.

13. Seguridad de la información

Urbalia aplica medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales:

• Acceso restringido al personal autorizado, con registro de cada consulta.

• Autenticación reforzada para el ingreso a los sistemas internos.

• Cifrado en la transmisión de datos.

• Copias de seguridad periódicas y verificadas, almacenadas fuera del sistema principal.

• Segregación de la información por rol: cada miembro del equipo accede únicamente a lo necesario para su función.

Ninguna transmisión por internet es completamente segura, por lo que no es posible garantizar seguridad absoluta. En caso de un incidente que afecte los datos personales, Urbalia lo comunicará al titular y lo reportará a la autoridad competente conforme a la ley.

14. Menores de edad

Los servicios de Urbalia están dirigidos a personas mayores de edad. Urbalia no recoge deliberadamente datos personales de menores. Si se detecta haber recibido información de un menor sin autorización de sus representantes legales, se procederá a su supresión.

15. Cookies

El sitio web utiliza cookies para mejorar la experiencia de navegación. El usuario puede configurar su navegador para rechazarlas, con la advertencia de que algunas funcionalidades podrían verse afectadas.

16. Vigencia y modificaciones

Esta política rige a partir del 8 de agosto de 2026 y permanecerá vigente mientras Urbalia desarrolle su objeto social. Las bases de datos se conservarán durante los plazos señalados en el apartado 10.

Urbalia podrá modificar esta política cuando cambien sus servicios o la normativa aplicable. La versión vigente estará siempre publicada en esta página con su fecha de actualización. Las modificaciones sustanciales se comunicarán por los canales de contacto disponibles.

17. Contacto

URBALIA S.A.S. NIT 901.952.682-6 Bogotá D.C., Colombia

nhernandez@urbalia.site +57 313 232 9299

Urbalia trata la información de sus clientes con la misma discreción con la que trata las propiedades que comercializa.